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Dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti nella PA

di · Pubblicato il 19 dicembre 2011 - Aggiornato il 14 novembre 2026 · Tratto da «La Dematerializzazione amministrativa»

Abstract

L’articolo riprende il seminario «La Dematerializzazione amministrativa» del 19 dicembre 2011 e la lezione «La conservazione dei documenti» del 26 gennaio 2005. Definisce la dematerializzazione, spiega che cosa cambia nel passaggio dal documento cartaceo a quello informatico, descrive le tre firme elettroniche del Codice dell’Amministrazione Digitale nel testo del 2011, il loro valore probatorio e il rapporto fra originali e copie. Ricostruisce poi l’evoluzione delle norme sulla conservazione, dalla riproduzione fotografica del 1968 alle regole del CNIPA del 2004.

Vincenzo Calabrò | Dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti nella PA
 

Che cos’è la dematerializzazione

Il termine dematerializzazione indica il progressivo aumento della gestione documentale informatizzata nelle organizzazioni pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali con il documento informatico, a cui la legge riconosce pieno valore giuridico dal 1997. Per la pubblica amministrazione è anche una leva di risparmio, diretto per carta e spazi e indiretto per tempi ed efficienza, ed è uno dei temi centrali del Codice dell’Amministrazione Digitale, il D.Lgs. 82/2005. Gli strumenti sono il documento informatico, la firma digitale, il sistema di gestione informatica dei documenti, la posta elettronica certificata e il sito web con l’albo pretorio online.

Dal documento cartaceo al documento informatico

Un documento ha natura materiale, un contenuto, è intelligibile e rappresenta in modo permanente un atto o un fatto giuridico. Nel documento cartaceo l’informazione è legata al supporto, e carta e inchiostro sono proprietà distintive. L’autore è identificato dalla firma autografa, che però si può falsificare.
Il documento informatico rompe questo legame. Si riproduce all’infinito, si modifica con facilità e non si distingue un originale dalle sue copie, perché qualunque computer genera lo stesso documento. L’articolo 20 del CAD lo dichiara valido e rilevante agli effetti di legge se formato, memorizzato e trasmesso secondo le regole tecniche, e ne affida l’idoneità alla forma scritta alla libera valutazione del giudice, tenuto conto di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Le firme elettroniche nel CAD del 2011

La firma autografa ha tre funzioni, indicare l’autore, dichiarare che il documento è stato formato per suo conto e provarne l’identità. Nel testo vigente nel 2011 il CAD distingueva tre firme elettroniche:
  • la firma elettronica semplice, un insieme di dati usati come metodo di identificazione, come un PIN o una password, che vale al massimo come strumento di identificazione;
  • la firma elettronica qualificata, che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua autenticazione, si basa su un certificato qualificato ed è creata con un dispositivo sicuro;
  • la firma digitale, una firma qualificata basata su una coppia di chiavi asimmetriche, che permette al titolare di rendere manifesta e al destinatario di verificare la provenienza e l’integrità del documento.
Sul piano probatorio la firma semplice è liberamente valutabile in giudizio. La firma qualificata o digitale ha l’efficacia della scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del codice civile, e l’uso del dispositivo si presume riconducibile al titolare salvo prova contraria. La firma autenticata da un pubblico ufficiale ha l’efficacia dell’articolo 2703. Una firma basata su un certificato revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La validazione temporale, con la marca temporale, attribuisce al documento una data opponibile ai terzi e ne prolunga la validità oltre la scadenza del certificato.

Originali e copie

Gli articoli 22 e 23 del CAD regolavano il rapporto fra originali e copie. Le copie informatiche di documenti cartacei sostituiscono gli originali se la conformità è attestata con firma digitale secondo le regole tecniche. Le copie cartacee di documenti informatici sostituiscono l’originale se un pubblico ufficiale ne attesta la conformità. Il seminario riassumeva le combinazioni in uno schema:
  • da originale cartaceo a copia cartacea si ottiene una copia conforme manuale;
  • da originale cartaceo a copia digitale si ottiene una copia conforme digitale;
  • da originale digitale a copia digitale si ottiene una copia autentica;
  • da originale digitale a copia cartacea si ottiene di nuovo una copia conforme manuale.
Le amministrazioni con risorse tecnologiche idonee devono formare gli originali con mezzi informatici, e la carta resta ammessa solo dove necessaria e nel rispetto del principio di economicità.

La conservazione, dal 1968 al 2004

La lezione del 2005 ricostruiva l’evoluzione delle norme sulla conservazione:
  • la legge 15/1968, articolo 25, permetteva di sostituire gli originali con riproduzioni fotografiche, anche su negativo;
  • la legge 537/1993 ammetteva la conservazione su supporto ottico conforme alle regole tecniche dell’AIPA;
  • la deliberazione AIPA 15/1994 dettava le prime regole, in un’epoca in cui la firma digitale non era ancora disponibile e la conformità all’originale era difficile da certificare;
  • la legge 59/1997 e il DPR 513/1997 riconoscevano valore giuridico e probatorio al documento informatico;
  • la deliberazione AIPA 24/1998 introduceva la firma digitale nella conservazione, con regole però onerose e di difficile applicazione;
  • il DPR 445/2000 consentiva di sostituire gli archivi con riproduzioni su supporto fotografico, ottico o altro mezzo idoneo a garantirne la conformità;
  • la deliberazione AIPA 42/2001 semplificava i processi, ammetteva qualsiasi supporto e dava risalto al responsabile della conservazione;
  • la deliberazione CNIPA 11/2004 distingueva documenti informatici e analogici e, fra questi, gli analogici unici, gli unici per cui serve l’intervento di un pubblico ufficiale.
Restavano esclusi dalla conservazione sostitutiva alcuni documenti analogici unici, come le cartelle cliniche e gli assegni. Oggi la conservazione segue il CAD e le Linee guida dell’AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, ma l’impianto costruito in quegli anni è rimasto, con un responsabile della conservazione, un processo documentato e la firma e la marca temporale come garanzie di integrità e data certa.
 
 
Vincenzo Calabrò | Ingegnere informatico specializzato in sicurezza informatica e investigazioni digitali. Funzionario informatico del Ministero dell'Interno; su incarico autorizzato si occupa di sicurezza informatica e di perizie informatiche forensi. Autore di articoli e saggi. Lecturer, Speaker, Trainer.
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